Quando prendere una decisione di gruppo?

La sociocrazia si distingue da molti altri modelli organizzativi perché accoppia due cose: un modo di strutturare l’organizzazione, i cerchi interconnessi, e un metodo standard per decidere insieme, l’assenso.

L’assenso è spesso la pratica che più interessa chi comincia ad adottare la sociocrazia: è semplice, efficace ed egualitario per decidere in gruppi ristretti. Ma l’entusiasmo di impararlo porta spesso a usarlo troppo. Si cerca un allineamento costante fra i membri del cerchio, si fanno proposte e si verifica che non ci siano obiezioni anche su singole attività. Il rischio è che il gruppo si ritrovi con riunioni lunghissime, o che non proceda al passo necessario per realizzare il proprio scopo.

La domanda giusta

In un’organizzazione sociocratica, o comunque autogestita, conta trovare un buon equilibrio fra operatività e governance: fra agire dentro il sistema e, quando serve, cambiarlo insieme. Chiedersi «questa cosa la decidiamo insieme o la decido io?» può trarre in inganno. Chi arriva da contesti in cui la decisione finale spettava sempre a qualcun’altra tende a compensare, e cerca un allineamento collettivo anche dove non servirebbe.

Conviene porsi una domanda un po’ diversa: posso agire operativamente nel sistema organizzativo attuale, oppure abbiamo bisogno di modificare il sistema?

Decisioni organizzative e decisioni operative

In sociocrazia si distingue fra decisioni organizzative — dette anche politiche, o di policy — e decisioni operative. Le prime stabiliscono il quadro generale: accordi, flussi di lavoro, strategie, descrizioni di ruoli, nuovi cerchi. Le seconde sono scelte specifiche, prese caso per caso, dentro quel quadro.

Un esempio concreto. Nel cerchio organizzatore della Scuola di sociocrazia abbiamo deciso insieme che ogni mese invieremo una newsletter alla nostra mailing list: questa è una politica. La persona responsabile della newsletter decide quando inviarla e che cosa metterci, in base alle proprie disponibilità, alla propria sensibilità e ai dati di cui dispone: questa è una decisione operativa, presa in autonomia, senza coinvolgere tutto il gruppo se non per chiedere suggerimenti o feedback.

Le decisioni organizzative si prendono per assenso, in cerchio. Richiedono tempo proprio perché valgono per tutte e regolano attività che si ripetono. Coinvolgere il cerchio in ogni singola scelta operativa rischia invece di paralizzare il lavoro e di generare frustrazione.

Introdurre una politica ha senso quando su un tema c’è una tensione ricorrente, o quando si vuole garantire coerenza nel tempo e liberare le persone dal dover chiedere conferma ogni volta. Una politica è insieme vincolante e liberatoria: definisce la cornice, e dentro quella cornice si è libere di agire.

Una decisione di gruppo serve quando si vuole cambiare il sistema che sta alla base del lavoro e della collaborazione, perché le persone possano poi muoversi con agilità e autonomia.