Processo di selezione

Il processo di selezione serve a scegliere chi ricoprirà un ruolo, oppure a scegliere fra un insieme definito di opzioni. È trasparente e orienta la scelta sulle qualifiche e sui bisogni del cerchio, non sulle preferenze personali.

Non cerca la persona perfetta, ma una persona a cui tutte possano dare l'assenso. Segue le stesse tre fasi del processo decisionale: comprendere, esplorare, decidere.

1. Comprendere il ruolo

Questa fase serve perché tutte abbiano chiaro il ruolo, o la scelta da compiere.

• Rivedere il ruolo. Il cerchio rilegge la descrizione del ruolo, le sue responsabilità e la sua autorità, e fa domande di chiarimento. Chi ricopre il ruolo in quel momento può darne una breve panoramica. Se il cerchio vuole modificare la definizione del ruolo, deve farlo prima di procedere.
• Definire la durata dell'incarico. Il cerchio stabilisce quanto durerà l'incarico, considerando se convenga una durata breve — che fa ruotare le persone sui ruoli — o più lunga, che dà stabilità. Si può partire da una durata predefinita, per esempio un anno, e verificare se ci sono elementi che consigliano di cambiarla.
• Definire le qualifiche. Il cerchio individua le qualifiche desiderate, con un giro in cui ciascuna persona ne indica una o due, ripetuto finché il gruppo non si ritiene soddisfatto. Per i ruoli già esistenti si può partire da un elenco precedente. Il cerchio dà l'assenso all'elenco finale.

2. Esplorare le opzioni

Questa fase serve a far emergere chi potrebbe ricoprire il ruolo.

• Scrivere le nomine. Ogni componente del cerchio nomina una persona per il ruolo, eventualmente sé stessa. Le nomine si scrivono, così che l'idea originale di ciascuna venga registrata.
• Giro di nomina. Quando tutte hanno finito, ciascuna condivide la propria nomina e la propria motivazione. Chi facilita può raccogliere i foglietti o usare una griglia per tenere traccia di chi ha nominato chi.
• Giro di modifica. Dopo il giro di nomina, un secondo giro dà a ciascuna la possibilità di cambiare la propria nomina avendo ascoltato le motivazioni delle altre.

3. Decidere

• Proporre una persona. La facilitatrice propone una persona e una durata dell'incarico, sulla base delle qualifiche e delle motivazioni emerse nei due giri. Può anche chiedere a qualcun'altra di formulare la proposta.
• Giro di assenso. Le componenti del cerchio danno l'assenso od obiettano. In questo giro non si esprimono preferenze personali: un'obiezione è valida solo se chi la solleva ritiene che quella persona in quel ruolo danneggerebbe la propria capacità di contribuire allo scopo del cerchio. La persona proposta parla per ultima, così da poter ascoltare prima tutte le altre.
• Integrare le obiezioni. Se emergono obiezioni, il cerchio esplora come integrarle: modificando la proposta, accorciando la durata dell'incarico o aggiungendo una misurazione.

Varianti

• Più ruoli insieme. Quando si selezionano più ruoli nella stessa riunione, ciascuna persona fa tutte le proprie nomine nello stesso giro: «Nomino X come coordinatrice perché…, Y come delegata perché…».
• Scelte che non riguardano persone. Il processo funziona per qualunque decisione con un numero definito di opzioni. Per esempio, un gruppo può usarlo per scegliere il luogo di un ritiro: invece di nominare persone, si nominano luoghi.
• Scelte numeriche. Funziona anche per scelte che riguardano numeri, come una quota associativa o il prezzo di un biglietto: si nomina «50 euro» come si nominerebbe una persona.