I ruoli in un cerchio

Un ruolo è un insieme definito di compiti e responsabilità assegnati a una componente del cerchio. Non è una posizione lavorativa, ma un gruppo di attività «impacchettate» e attribuite a una persona per lavorare con maggiore efficacia: chi ricopre un ruolo può agire senza dover consultare il cerchio ogni volta. I ruoli servono a garantire che le funzioni di un cerchio, soprattutto quelle ricorrenti, vengano svolte.

Ci sono due tipi di ruoli.

• I ruoli organizzativi sono essenziali per il funzionamento interno del cerchio e per la sua relazione con gli altri cerchi: si occupano delle politiche, dei processi decisionali e dei flussi informativi. In genere ogni cerchio ha gli stessi quattro ruoli organizzativi: coordinatrice, delegata, facilitatrice, segretaria.
• I ruoli operativi riguardano le attività operative del cerchio e vengono creati per gestire responsabilità specifiche, a seconda delle necessità.

Tutti i ruoli sono attribuiti attraverso il processo di selezione e per un incarico di durata definita.

Ruoli organizzativi

I ruoli organizzativi permettono al cerchio di operare: sostengono l'allineamento operativo (coordinatrice), le riunioni (facilitatrice), la trasparenza (segretaria) e la comunicazione verso il sopracerchio (delegata).

Coordinatrice

La coordinatrice, chiamata anche guida o leader, sostiene il cerchio nello svolgimento delle sue attività e ne verifica l'allineamento allo scopo comune e al contesto più ampio. È il principale canale di comunicazione dal sopracerchio: si assicura che le attività vengano portate a termine, affronta i blocchi e mantiene l'attenzione sull'avanzamento del lavoro.

Le sue responsabilità principali sono due.

• Supervisione operativa. Garantisce che le attività del cerchio procedano con efficacia rispetto allo scopo, per esempio monitorando lo svolgimento dei compiti assegnati e sostenendo la risoluzione dei problemi che si presentano.
• Comunicazione dal sopracerchio al cerchio. La coordinatrice è a pieno titolo una componente del sopracerchio e riporta al proprio cerchio le informazioni utili che vi circolano. Così il cerchio resta informato sulle decisioni organizzative più ampie e può orientare le proprie attività di conseguenza.

Delegata

La delegata, chiamata a volte rappresentante o portavoce, porta la voce del cerchio nel sopracerchio e fa in modo che la prospettiva del cerchio venga considerata nelle decisioni organizzative più ampie. Comunica esigenze, preoccupazioni e avanzamenti del cerchio, e contribuisce così a decisioni più informate.

Le sue responsabilità principali sono due.

• Seconda voce del cerchio nel sopracerchio. La delegata è una componente a pieno titolo del sopracerchio e vi porta gli interessi e le prospettive del proprio cerchio.
• Feedback dal cerchio al sopracerchio. Comunica al sopracerchio i bisogni, le preoccupazioni e il feedback del proprio cerchio sulle proposte e sulle decisioni in discussione. Questo aiuta a mantenere le decisioni prese in alto aderenti alla realtà di chi poi le attua.

Facilitatrice

La facilitatrice, chiamata a volte moderatrice, guida le riunioni del cerchio: si assicura che tutte le voci siano ascoltate e che il confronto resti produttivo e allineato agli esiti desiderati della riunione. Collabora con la coordinatrice e la segretaria alla preparazione dell'ordine del giorno.

Durante una riunione la facilitatrice è multi-parziale: vi partecipa sia come componente del gruppo sia come guida del processo. Non deve quindi essere imparziale, ma bilanciare i momenti in cui esprime opinioni e bisogni personali con la responsabilità di condurre i processi del cerchio.

Le sue responsabilità principali sono due.

• Facilitazione della riunione. Conduce la riunione secondo la struttura e i processi concordati: tiene i tempi, modera il confronto, cura l'equità di partecipazione e crea uno spazio di comunicazione e di ascolto in cui le persone si sentano al sicuro.
• Preparazione dell'ordine del giorno. Collabora con la coordinatrice e la segretaria: raccoglie gli argomenti proposti dal cerchio, definisce le priorità e stima il tempo necessario per trattarli adeguatamente.

Segretaria

La segretaria, chiamata anche amministratrice, prende appunti durante le riunioni, si assicura che i verbali siano comprensibili e gestisce la documentazione del cerchio. Garantisce trasparenza e accessibilità delle informazioni, dentro il cerchio e verso il resto dell'organizzazione, curando in particolare l'archivio delle riunioni e il registro delle politiche.

Le sue responsabilità principali sono tre.

• Redigere il verbale. Prende appunti durante la riunione, evidenziando le decisioni prese, i principali punti di discussione e i compiti assegnati. I verbali devono essere chiari, sintetici e accessibili al resto del cerchio e dell'organizzazione.
• Gestire la documentazione. Oltre ai verbali, cura tutta la documentazione del cerchio: politiche, proposte e altri documenti utili. Questo facilita l'accesso alle informazioni per chi fa parte del cerchio oggi e per chi ne farà parte domani, e alimenta la memoria organizzativa.
• Interpretare le politiche. Come responsabile della documentazione delle politiche, può essere chiamata a chiarirle o interpretarle quando serve, così che vengano comprese e applicate in modo coerente.

Ruoli operativi

I ruoli operativi sono insiemi definiti di compiti e responsabilità assegnati a una componente del cerchio. A differenza dei ruoli organizzativi, che riguardano il funzionamento generale del cerchio, sono specifici del lavoro che quel cerchio svolge.

Servono a delegare un insieme di attività operative a singole persone anziché all'intero gruppo. Il cerchio ne definisce ambito e autorità. Di solito un ruolo operativo ha una descrizione accurata di responsabilità, competenze e qualifiche, che orienta il lavoro di chi lo ricopre. I ruoli operativi rientrano nel mandato del cerchio, al quale chi li ricopre riferisce del proprio operato.