Riunioni

Le riunioni servono a creare chiarezza per il lavoro di un cerchio: sostengono il coordinamento condividendo informazioni e idee, e producono le decisioni politiche che orientano il lavoro. Nella sociocrazia sono strutturate per essere chiare, intenzionali e coerenti con il principio di equivalenza: ogni voce conta.

L'ordine del giorno

L'ordine del giorno è il piano della riunione: gli argomenti da trattare, l'esito desiderato per ciascuno e il tempo assegnato. Può indicare anche chi è responsabile di ogni punto e rimandare ai documenti di supporto.

Di solito lo prepara la coordinatrice o la facilitatrice, con il contributo della segretaria. Viene poi presentato al cerchio, che lo adatta e vi dà l'assenso: è questo passaggio a trasferire la proprietà dell'ordine del giorno da chi lo ha preparato al cerchio nel suo insieme.

La struttura di una riunione

Una riunione sociocratica si articola in tre parti: apertura, contenuti, chiusura.

Apertura

Giro di apertura. Un giro in cui ciascuna persona condivide brevemente come arriva alla riunione. Aiuta a fare la transizione mentale ed emotiva verso il lavoro comune, e permette al gruppo di connettersi come persone prima di concentrarsi sui contenuti.

Le formalità (in inglese ADMIN). Una serie di verifiche rapide:

• presenze: chi c'è e chi manca, e se tutti i ruoli sono coperti;
• durata: la durata prevista della riunione, e chi eventualmente deve andare via prima — informazione utile per l'ordine del giorno;
• verbale: il verbale della riunione precedente è a posto, oppure c'è qualcosa da correggere. L'assenso al verbale si dà fra una riunione e l'altra, non qui;
• informazioni: annunci o comunicazioni rilevanti per il cerchio e per l'organizzazione;
• prossima riunione: data, ora e luogo, per garantire la continuità.

Contenuti

Assenso all'ordine del giorno. Il cerchio rivede l'ordine del giorno e vi dà l'assenso.

Punti all'ordine del giorno. La facilitatrice conduce il cerchio punto per punto, tenendo presente l'esito desiderato di ciascuno:

• rapporto: il cerchio viene informato. Il punto è concluso quando tutte le domande di chiarimento hanno avuto risposta.
• esplorazione: il cerchio raccoglie feedback, fa emergere idee o co-crea una proposta.
• decisione: il cerchio cerca l'assenso su una proposta.

Aggiornamento dello scaffale. I nuovi argomenti e i punti non conclusi entrano nello scaffale; quelli conclusi ne escono.

Chiusura

Giro di chiusura. Un giro in cui le persone condividono una valutazione della riunione: i contenuti, il processo, le dinamiche tra le persone. Cosa ha funzionato, cosa si può migliorare la prossima volta. È questa valutazione a permettere al gruppo di imparare e migliorare nel tempo.