Documentazione

In un'organizzazione sociocratica la documentazione non serve solo a registrare informazioni. Poiché l'autorità è distribuita tra molti cerchi e le decisioni si prendono in molti punti dell'organizzazione, tutte le persone devono poter accedere alle informazioni che le riguardano. È la documentazione a rendere possibile questo accesso, e quindi a permettere ai cerchi di operare in autonomia restando allineati agli scopi più ampi dell'organizzazione.

Verbali

Il verbale è il documento ufficiale di ciò che è stato discusso e deciso in una riunione. Non è la trascrizione di tutto ciò che è stato detto, ma una sintesi delle informazioni essenziali: decisioni politiche riportate alla lettera, selezioni, compiti assegnati.

Il verbale si redige di norma durante la riunione stessa e diventa ufficiale quando le componenti del cerchio vi danno l'assenso.

Scaffale

Lo scaffale (in inglese backlog) è l'elenco degli argomenti di cui il cerchio deve e vuole parlare: la sua lista continua di cose da fare. Serve a tenere traccia di idee, proposte e progetti che emergono durante le riunioni o mentre si lavora.

Gli argomenti sono di solito ordinati per priorità, con i più urgenti o importanti in alto. Lo scaffale è gestito dalla segretaria, che lo rivede e lo aggiorna periodicamente. Gli ordini del giorno delle riunioni successive si costruiscono scegliendo gli argomenti prioritari dallo scaffale. Le singole attività già assegnate, che non richiedono discussione, non entrano nello scaffale.

Registro

Il registro è l'archivio centrale di tutte le informazioni essenziali di un cerchio o di un'organizzazione. Contiene:

• lo scopo e il campo di responsabilità del cerchio;
• l'elenco delle componenti;
• le descrizioni dei ruoli;
• le decisioni politiche prese dal cerchio;
• i verbali delle riunioni;
• gli altri documenti rilevanti per le attività e i piani del cerchio.

Il registro è gestito dalla segretaria o da una persona incaricata di custodirlo. Serve a garantire che tutte le politiche e le decisioni siano registrate e reperibili: nelle organizzazioni piccole se ne occupa la segretaria, in quelle più grandi può servire un ruolo dedicato. L'obiettivo è che le politiche in vigore siano facili da trovare.

Trasparenza e accessibilità

Trasparenza e accessibilità sono due valori centrali nelle organizzazioni sociocratiche, e la documentazione è ciò che li rende praticabili.

• Trasparenza. La documentazione fa sì che le componenti del cerchio, e spesso tutta l'organizzazione, sappiano quali decisioni sono state prese, quali politiche sono in vigore e quali progetti sono in corso. Questo previene i malintesi.
• Accessibilità. La documentazione deve essere facilmente raggiungibile da chi ne ha bisogno. Registri, scaffali, ordini del giorno e verbali si archiviano di norma online, o comunque in un luogo unico e condiviso.

I ruoli della documentazione

Segretaria. È il ruolo centrale per la documentazione: redige i verbali, tiene lo scaffale, gestisce il registro e si assicura che tutto sia archiviato e accessibile. Può anche essere chiamata a interpretare una politica quando ci sono letture divergenti.

Custode del registro. Nelle organizzazioni più grandi, un ruolo dedicato si occupa di tenere aggiornate e accessibili le politiche dell'intera organizzazione: ricorda ai cerchi di aggiornare il registro con le politiche nuove o riviste e verifica che le persone appena entrate possano consultarlo.