Scuola di sociocraziaOgni processo segue dei passaggi che rendono possibile il miglioramento continuo: vale per una riunione di un'ora come per un cambiamento di missione che dura anni. Comprendere questi passaggi aiuta a capire come sono costruiti i processi, e quindi come si possono migliorare.
Nella sociocrazia ricorrono due schemi paralleli, l'uno la traduzione dell'altro:
- input → trasformazione → output, il processo con cui informazioni o risorse esistenti si trasformano in un prodotto o in un servizio;
- comprendere → esplorare → decidere, il suo equivalente applicato ai processi decisionali, che distingue le fasi in cui si costruisce un terreno comune, si generano idee e infine si decide.
Ciascuno di questi passaggi è a sua volta racchiuso in un ciclo di preparare, fare, misurare: si pianifica la fase, la si esegue, se ne valuta il completamento.
Input, trasformazione, output
Il modello input-trasformazione-output è un concetto fondamentale della sociocrazia, che le arriva dalle sue radici nella cibernetica. Il principio generale si applica a una gamma molto ampia di processi, dai flussi di lavoro organizzativi ai processi decisionali.
Descrive un sistema in cui qualcosa entra (input), viene lavorato (trasformazione) e diventa qualcosa di nuovo (output). Nei cerchi sociocratici questo modello aiuta a scomporre compiti complessi e a comprendere ogni fase di un processo. In un'organizzazione, per esempio, l'input può essere il tempo e l'energia delle persone, la trasformazione il lavoro che svolgono, l'output il prodotto o il servizio che ne risulta.
Quando un'attività composta di più passaggi si ripete — per esempio l'inserimento di nuove persone, che avviene ogni mese — può essere utile definirla come flusso di lavoro, adottando una politica che ne descrive i passaggi e le misure che ne garantiscono completamento e qualità.
Comprendere, esplorare, decidere
Nel contesto decisionale, il modello input-trasformazione-output prende la forma di comprendere-esplorare-decidere, più adatta alle riunioni e alle decisioni.
La fase di comprensione serve a farsi un quadro chiaro della questione, spesso a partire da una dichiarazione dei bisogni: si raccolgono informazioni e si individuano i bisogni e le preoccupazioni sottostanti.
La fase di esplorazione è quella in cui il cerchio genera idee e soluzioni possibili, considerando prospettive diverse.
La fase di decisione è quella in cui il cerchio sceglie una direzione, di norma per assenso. Il gruppo si assicura di uscire dal processo con un esito: può essere una decisione, una sintesi, una proposta da portare all'assenso, o un elenco su cui continuare a lavorare.
Lo stesso schema in molti processi
Comprendere-esplorare-decidere è il modello che sta sotto a molti processi sociocratici.
| Processo | Comprendere (input) | Esplorare (trasformazione) | Decidere (output) |
|---|---|---|---|
| Decisione per assenso | presentazione della proposta e domande di chiarimento | giro di reazioni | giro di assenso |
| Integrazione di un'obiezione | comprendere l'obiezione | esplorare le idee di emendamento | assenso alla nuova proposta |
| Processo di selezione | comprendere ruolo, durata dell'incarico e qualifiche | giro di nomina e giro di modifica | assenso alla persona proposta |
| Revisione operativa | comprendere ruolo e operato | esplorare aree e idee di miglioramento, e sintetizzarle | assenso al piano di miglioramento |
Gli stessi passaggi corrispondono anche agli esiti desiderati di un punto all'ordine del giorno — rapporto, esplorazione, decisione — e questo mostra come input-trasformazione-output generi strutture annidate.
| Esito desiderato | Comprendere | Esplorare | Decidere |
|---|---|---|---|
| Rapporto | ascoltare il rapporto e fare domande | — | — |
| Esplorazione | comprendere la consegna e fare domande | giri di reazioni | — |
| Decisione | presentazione della proposta e domande | giro di reazioni | giro di assenso |
È questo approccio frattale a permettere di affrontare con cura anche le questioni complesse.
Preparare, fare, misurare
Preparare-fare-misurare è il ciclo che accompagna ciascuna fase, e insieme uno schema fondamentale della sociocrazia, centrato sul miglioramento continuo attraverso i cicli di feedback.
- Preparare. La fase di pianificazione e di preparazione, che comprende la revisione di ciò che già esiste e dei requisiti.
- Fare. L'esecuzione dell'attività o del piano.
- Misurare. La valutazione: l'attività è stata completata? È allineata agli scopi?
Il ciclo si ripete, e ogni giro informa le azioni e gli aggiustamenti successivi. Si applica a qualunque livello di un'organizzazione sociocratica.
Non riguarda soltanto la valutazione dei risultati, ma anche il miglioramento dei processi: il giro di chiusura alla fine di una riunione, per esempio, è anche una valutazione del processo con cui la riunione si è svolta.