Revisione di una politica

Le politiche vengono create per orientare il lavoro e sostenere gli scopi dell'organizzazione. Le circostanze però cambiano, e una politica che funzionava può diventare inutile o controproducente. La revisione è il meccanismo che le mantiene aggiornate: quando c'è uno scarto tra ciò che si desiderava e ciò che accade davvero, è il momento di rivedere.

Ogni politica ha una data di revisione stabilita quando viene adottata. Alla scadenza, il feedback raccolto durante la sua attuazione viene integrato nella revisione.

Il processo

La revisione segue la stessa struttura del processo decisionale: comprendere, esplorare, decidere. Assomiglia molto a un processo di assenso, con la differenza che la proposta in discussione è la politica già in vigore.

Comprendere la politica attuale

• Rileggere la politica. Si parte dal testo in vigore, assicurandosi che tutte ne comprendano contenuto e scopo.
• Raccogliere informazioni. Si raccoglie ciò che si sa su come la politica ha funzionato: feedback delle persone, dati, rapporti. Ci si chiede se la politica sia chiara e comprensibile, e se la motivazione che l'aveva generata sia ancora valida.
• Sintetizzare. Si formula una valutazione dello stato della politica: è ancora sufficientemente buona?

Esplorare i miglioramenti possibili

• Individuare le aree da rivedere. Sulla base delle reazioni raccolte, si determina quali aspetti della politica hanno bisogno di modifiche.
• Generare idee. Un giro di reazioni fa emergere le idee di miglioramento.
• Sintetizzare le idee. Il feedback e le idee confluiscono in una proposta di politica rivista, redatta da una persona o da un piccolo gruppo. La nuova proposta deve coprire tutti gli aspetti individuati quando la politica è stata creata.

Approvare la politica rivista

La politica modificata viene trattata come una proposta nel processo di assenso: presentazione e domande di chiarimento, giro di reazioni, giro di assenso. Se non ci sono modifiche da apportare, la politica può essere confermata direttamente, con una nuova data di revisione.

Un esempio

Un cerchio rivede la propria politica sul riordino dell'archivio condiviso, che prevedeva due ore al mese per ogni componente.

• Il cerchio rilegge la politica e fa domande di chiarimento.
• Un giro di reazioni fa emergere che ora un'ora al mese basta, perché l'archivio è in ordine.
• Il cerchio dà l'assenso a una politica rivista: un'ora al mese, con durata di un anno.

Le fonti del feedback

Il feedback è ciò che rende possibile il miglioramento continuo delle politiche, e può arrivare da più direzioni.

• Feedback diretto. Le persone lo condividono nei giri di reazioni o attraverso questionari.
• Dati. L'efficacia di una politica può essere misurata con indicatori: volumi di produzione, soddisfazione della clientela, altri indicatori pertinenti.
• Osservazioni. Quando qualcuno nota che una politica non sta funzionando, è un'occasione preziosa per dare feedback.
• Valutazioni formali. Oltre alle revisioni delle politiche ci sono i giri di chiusura delle riunioni, le revisioni operative e altre occasioni di feedback.
• Feedback esterno. Sulle questioni complesse può essere utile chiedere il punto di vista di persone esterne al cerchio.